Cos’è il codice PNR?

Il PNR (Passenger Name Record) è un record digitale di prenotazione che contiene tutte le informazioni rilevanti sul viaggio di uno o più passeggeri riuniti in un’unica prenotazione. Il concetto di PNR è stato introdotto per la prima volta dalle compagnie aeree che avevano la necessità di condividere i dati di prenotazione quando un passeggero doveva utilizzare più voli operati da compagnie diverse per raggiungere la destinazione (pratica nota come interlining). A questo scopo, IATA e ATA hanno sviluppato degli standard per lo scambio di informazioni PNR e altri dati correlati.

E quindi, quando serve davvero il codice PNR?

La maggior parte di noi non si rende nemmeno conto di aver già usato un PNR. Vada sul sito della compagnia aerea per controllare la prenotazione o stampare la carta d’imbarco. Ecco fatto: quello è il Suo PNR. Una combinazione di sei caratteri, tra lettere e numeri, che permette alla compagnia aerea di trovare tutti i dettagli del Suo viaggio e Le mostrarli.

A volte il PNR serve anche per altre operazioni – come modificare il volo, annullare un biglietto o richiedere una compensazione in caso di ritardo. Ma ci sono situazioni in cui non Le servirà affatto. Ad esempio, se ha già la carta d’imbarco sul cellulare e il volo procede senza problemi. In questi casi, tutto funziona in background e Lei vola senza pensare a come opera il sistema di prenotazione.

Dove si trova il codice PNR?

Il codice PNR è solitamente incluso nella conferma della prenotazione. Di solito lo riceverà via email dopo l’acquisto del biglietto, ed è indicato anche sul biglietto elettronico o sulla carta d’imbarco. Potrebbe essere chiamato record locator, numero di prenotazione, codice di prenotazione oppure semplicemente PNR. I passeggeri lo usano per accedere ai dettagli del volo o per fare il check-in sul sito della compagnia aerea.

Quando più compagnie aeree partecipano allo stesso viaggio, ciascuna potrebbe fornire un proprio codice PNR. Non c’è nulla di cui preoccuparsi. Ogni compagnia può emettere il proprio codice per la tratta di sua competenza, quindi è utile conservarli tutti, nel caso in cui sia necessario effettuare il check-in separatamente.

Cosa include di solito un codice PNR?

Probabilmente ha già visto un codice PNR durante la prenotazione di un volo, ma cosa si nasconde davvero dietro a quelle lettere? Non si tratta solo di una combinazione casuale: quel codice è collegato a un file nel sistema della compagnia aerea che contiene tutte le informazioni importanti sul Suo viaggio. Ecco cosa può contenere:

Sempre presenti:

• Nome completo del passeggero (o dei passeggeri) – tutti quelli inclusi nella stessa prenotazione
• Dettagli del volo – come date, orari, aeroporti di partenza e arrivo
• Codice di prenotazione (PNR) – l’ID univoco (spesso di 6 lettere o numeri)
• Stato del biglietto e della prenotazione – ad esempio, se il biglietto è stato emesso o confermato

A volte presenti (dipende dalla prenotazione):

• Informazioni di contatto – numero di telefono o email del passeggero o dell’agente (a volte obbligatori)
• Metodo di pagamento – modalità utilizzata, stato del biglietto, talvolta dati della carta mascherati
• Richieste speciali (SSR) – come preferenze per il posto, pasti o assistenza in aeroporto
• Informazioni sul bagaglio – numero o tipo di bagagli (a mano o da stiva)
• Numero frequent flyer – e status fedeltà, se fornito
• Ora della prenotazione e ID del sistema – per il personale o uso interno
• Registro delle modifiche – indica chi ha effettuato modifiche e quando

Alcune di queste informazioni non sono visibili ai passeggeri, ma possono essere accessibili a compagnie aeree, agenti o autorità di frontiera, se necessario.

Quali sono i rischi se qualcuno ottiene il mio codice PNR?

Un PNR è molto più di qualche carattere. Permette di accedere alle informazioni sul Suo viaggio nei sistemi della compagnia aerea. Funziona come una chiave. Se qualcuno entra in possesso del codice e conosce il Suo cognome, può accedere al sistema per visualizzare i dettagli del viaggio, compresi voli, numeri di biglietto, contatti e persino richieste speciali. In alcuni casi, la prenotazione potrebbe anche essere modificata o cancellata.

Questo è particolarmente pericoloso se il PNR include informazioni di pagamento o un numero di carta fedeltà. Anche se i dati della carta sono di solito nascosti, un malintenzionato potrebbe utilizzare l’accesso per, ad esempio, reindirizzare le notifiche, cambiare l’indirizzo email o inviare una falsa richiesta di rimborso.

Per questo motivo è importante non pubblicare screenshot con il codice di prenotazione in luoghi accessibili al pubblico – come i social media o le storie. Anche una semplice foto della carta d’imbarco può essere rischiosa se il codice PNR è visibile. È più sicuro oscurare o coprire queste informazioni prima di condividere qualsiasi cosa.

Il solo PNR, senza il cognome, di solito non permette di accedere alla prenotazione. La maggior parte delle compagnie aeree richiede sia il codice che il cognome del passeggero. Ma se il nome è facile da indovinare o appare nella stessa foto, questa protezione serve a poco. Quindi è meglio nascondere sia il codice sia eventuali dati personali.

Come viene creato un codice PNR e dove viene conservato?

Un PNR (Passenger Name Record) viene creato al momento della prima prenotazione di un volo. È necessario prima dell’emissione del biglietto, così come per proseguire con la procedura di prenotazione. Non è possibile prenotare, pagare o fare il check-in per un volo senza un PNR. In genere, un PNR segue alcune fasi fondamentali.

Creazione – Avviene quando il passeggero inserisce tutti i propri dati tramite un tour operator, una OTA o anche una OBT. Questo vale anche nel caso di prenotazione diretta sul sito della compagnia aerea.
Archiviazione – Il PNR viene salvato all’interno di un GDS (Global Distribution System) se la prenotazione avviene tramite un’agenzia, come Amadeus, Sabre o Galileo. Se la prenotazione è diretta, viene conservata nel sistema della compagnia aerea.

La gestione della prenotazione avviene tramite il CRS (Central Reservation System) della compagnia aerea, mentre le informazioni vengono inoltrate. Alcune compagnie utilizzano un proprio CRS, anche se molte si affidano a soluzioni esterne. I principali fornitori GDS offrono piattaforme come Altea di Amadeus o SabreSonic di Sabre.

• Codice PNR – Il numero di prenotazione che identifica la Sua riservazione.
• Dati del passeggero – Informazioni personali, contatti e dettagli del viaggio.
• GDS (Global Distribution System) – Collegano le agenzie di viaggio alle compagnie aeree tramite piattaforme tecnologiche.
• CRS (Central Reservation System) – Utilizzati dalle compagnie per gestire le prenotazioni tramite sistema interno.
• OTA (Online Travel Agency) – Agenzie di viaggio online come Booking.com o Expedia.
• OBT (Online Booking Tool) – Strumento spesso utilizzato dalle aziende per organizzare viaggi di lavoro.

Perché il codice PNR è importante

Anche se non lo digita mai manualmente, il PNR è ciò che fa funzionare silenziosamente tutta la Sua esperienza di viaggio, dalla prenotazione all’imbarco. Aiuta le compagnie aeree a semplificare il viaggio, salvare le preferenze e collegare i vari sistemi. Ma a questa comodità corrisponde anche una certa responsabilità. Tratti il Suo PNR come un’informazione riservata, perché contiene dati sensibili – quindi conservatelo con cura e non condividetelo in pubblico.

Non serve essere esperti di aviazione per capire come funziona un PNR. Conoscerlo porta vantaggi a chiunque. Sapere cosa accade dietro le quinte quando cliccate su “prenota ora” Le aiuta a viaggiare in modo più consapevole e a evitare rischi. Alla fine, tutto il Suo viaggio è contenuto in sei caratteri – eppure racchiude tutto.